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La gestion documentaire universelle avec TEAMBER

 

Dans la plupart des logiciels de gestion documentaire, tous les documents de l’entreprise sont concernés sauf les mails.
 
Seulement, il se trouve qu’environ 80% des documents de l’entreprise sont véhiculés par les mails.
 
Les gestions électroniques de documents gèrent donc tout, sauf 80% de l’information !
 
Cela pose bien-sûr un problème pour consulter comme pour retrouver l’information.
 
C’est encore plus vrai sur le long terme.
 
On entend souvent l’argument consistant à dire que si un mail est important, alors il est classé de façon spécifique avec les autres documents. Ce serait judicieux à deux conditions :
  • Que l’on sache à l’avance ce qui sera important demain, et notamment d'un point de vue juridique - ce que l'on ne saura probablement que dans quelques mois ou années !
  • Que tout le monde dans l’entreprise ait la même notion d’importance : celui qui a beaucoup de temps peut faire l’effort de tout classer et celui qui n’en n’a pas déclare que rien n’est réellement prioritaire.
On comprend bien le manque de rigueur et de sécurité que ces méthodes impliquent.
 
Le traitement du mail, au sens d'un document dans TEAMBER, permet son enrichissement de nombreuses métadonnées qui rendront sa recherche extrêmement rapide le jour venu.
 
De plus, le classement qui est fait dans le gestionnaire de mails, typiquement Outlook, se reporte automatiquement dans TEAMBER.
 
Ainsi toutes les informations liées à un projet se trouvent rassemblées dans ce projet sous TEAMBER, sans distinction entre mails et documents.
 
Cela permet d’accéder en permanence à l’information quel que soit le périphérique utilisé : ordinateur, tablette ou téléphone. Mais TEAMBER va plus loin.
 
Si l’on est au bureau, alors on accède aux documents à la vitesse de son réseau local. Si l’on est en mobilité, on les consulte par le Cloud. Et c’est TEAMBER qui s’occupe de détecter et d'utiliser l'option la plus rapide.
 
Avec TEAMBER, c’est l’application qui s’adapte à vous !