Vanessa Puech
Votre entreprise souhaite s’équiper d’un logiciel de gestion de projet ou de gestion d’affaires et vous souhaitez identifier les logiciels du marché qui répondent à vos besoins métier.
Que ce soit une première mise en place ou le remplacement d’une solution existante, le choix d’un tel logiciel est primordial car il s’agit d’un investissement sur le long terme, tant sur le plan financier que sur le plan humain ou encore en matière de démarche qualité.
Voici quelques critères importants dans le choix d’une solution de gestion de projet.
À quelle problématique êtes-vous confronté ?
Si, très souvent, c’est le dirigeant, le DAF ou le chef de projet qui initie cette réflexion, il n’en faut pas moins solliciter tous les collaborateurs.
Identifiez vos priorités !
Parmi la liste de besoins identifiés, distinguez ceux qui sont indispensables de ceux qui sont secondaires mais amélioreraient notablement votre organisation et votre rentabilité. Cela vous permettra d’orienter votre choix.
Certains logiciels ratissent large (Négoce, RH, Projet, Production, Process…) quand d’autres sont adaptés à des métiers ou secteurs d’activités.
L’erreur est souvent de se tourner vers un éditeur généraliste. Ce type de solution implique en général plus d’adaptations car les fonctionnalités sont génériques. Une solution développée pour votre domaine d’activité permettra une mise en place plus rapide et sans développements spécifiques. La connaissance et l’expertise de votre métier permettront à l’intégrateur de répondre de manière plus efficace à vos besoins, ce qui représente un gain de productivité.
Les questions à se poser :
Votre future solution de gestion de projet doit permettre des prises de décision rapides et également s’adapter à votre organisation ainsi qu’aux attentes que vous avez identifiées. Ce n’est pas vous qui devez vous adapter au logiciel, mais le logiciel qui doit s’adapter à vous. Il doit en revanche vous permettre de faire progresser votre organisation en termes d’efficacité, de rentabilité, de collaboration et de qualité.
La solution choisie devra répondre à vos besoins immédiats en termes de fonctionnalités, mais également à vos nécessités et objectifs à moyen terme.
Votre choix doit se porter sur un logiciel qui répond à l’ensemble des attentes que vous avez définies comme prioritaires. S’il vous propose plus de fonctionnalités que nécessaire, gardez à l’esprit que votre entreprise va évoluer et que la solution choisie ne doit pas seulement répondre à vos critères à l’instant T.
Les questions à se poser :
L’adoption et l’appropriation d’un logiciel collaboratif par le personnel de l’entreprise sont la clé de voûte de votre projet. Plus le logiciel est intuitif et personnalisable, meilleures sont les chances que les collaborateurs de tous niveaux se l’approprient.
Il ne doit pas être une charge supplémentaire pour l’utilisateur, mais doit améliorer son quotidien : gagner du temps, faciliter ses missions, le rendre plus efficace, voire induire de nouvelles méthodes de travail plus productives.
Les caractéristiques indispensables d’une solution collaborative
Demandez une démo aux différents éditeurs identifiés. Cela vous permettra de vérifier l’offre en termes de fonctionnalités, mais également en termes d’ergonomie et de flexibilité. Vous pourrez également affiner vos besoins, car vous allez peut-être découvrir des outils auxquels vous n’aviez pas pensé. N’hésitez pas à impliquer certains de vos collaborateurs au moment de la démonstration, car n’oubliez pas que la réussite de cette transition implique une adhésion de toute l’équipe. Ils pourront apporter un point de vue « terrain ».
Vous pourrez à ce stade éliminer un certain nombre de solutions, car si la démonstration ne vous a pas convaincu, il y a peu de chance que vous le soyez par la suite…
Un conseil : rédiger un cahier des charges
Vous avez identifié vos besoins. Décrivez quels sont vos objectifs à court et moyen termes en ce qui concerne le développement, l’organisation, les ressources humaines, la qualité. Vérifiez le cahier des charges avec l’éditeur et n’hésitez pas à demander des détails sur l’offre. Votre choix devra se porter sur l’éditeur qui répond le mieux à vos objectifs.
N’oubliez pas qu’un logiciel de gestion de projet est un investissement à long terme, il est donc essentiel de comparer les coûts totaux sur plusieurs années. Un logiciel ERP peut être acheté sous forme de licence ou par abonnement mensuel. Vérifiez l’offre proposée par les éditeurs de votre short liste. Le coût d’une telle solution englobera notamment les licences et les infrastructures selon le modèle, le déploiement, le temps de projet et d’intégration, la maintenance et le support, l’achat de modules supplémentaires s’il n’y a pas d’offre globale, de futures évolutions standards ou spécifiques…
Au-delà du coût de l’application, il est essentiel de choisir le bon partenaire, car le facteur humain est la clé de la réussite d’un outil collaboratif.
N’oubliez pas que l’éditeur du logiciel sera à vos côtés durant plusieurs années et garantira la performance du dispositif mis en place.
Ainsi, outre les vérifications de rigueur sur l’ancienneté, les références, il est indispensable de vérifier la vision stratégique et technologique du prestataire, sa volonté et sa capacité d’innovation, la disponibilité et la qualité du support, la formation client.
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